Les problèmes de ce genre peuvent être inhabituels ou rares, mais ils n'ont pas à être imprévus. Pour les propriétaires d'entreprises du Canada, il peut s'agir d'une occasion idéale pour réfléchir à leurs plans d'urgence - qu'ils soient conçus pour le virus H1N1 ou pour toute autre éventualité.

Selon un sondage Harris/Decima commandité par BMO Groupe financier, les propriétaires de PME du Canada qui disposent d'un plan d'urgence sont bien conscients de l'importance d'un tel plan. En fait, ceux qui en ont un le considèrent comme un important facteur de succès lors des périodes économiques difficiles.

Et c'est logique. Car les entreprises doivent pouvoir faire face à toutes sortes de situations susceptibles d'avoir des répercussions directes sur leur personnel et sur leur façon de faire des affaires, que ces situations soient liées à des problèmes sanitaires ou qu'elles résultent d'un ralentissement économique.

Mais pour ce qui est des problèmes de santé comme la grippe H1N1, la majorité des propriétaires de PME n'ont aucun plan. Selon le sondage mené auprès de propriétaires d'entreprises le mois dernier, seulement une entreprise sur dix possède un plan de continuité des activités conçu spécialement pour affronter le virus H1N1. La plupart des entreprises (82 %) n'ont même pas de plan général pour faire face à un éventuel problème sanitaire. Les propriétaires de microentreprises (moins de cinq employés) sont parmi les moins préparés. Les conséquences peuvent être importantes: si un seul employé d'une de ces petites entreprises tombe malade, cela peut représenter plus de 20 % de son effectif.

Les équipes des Services aux entreprises de BMO travaillent avec les PME clientes pour les aider à mettre des plans d'urgence en place. Nos experts leur transmettent les meilleures pratiques qu'ils ont apprises en travaillant avec de nombreuses entreprises appartenant à un grand nombre de secteurs d'activité.

Des éléments à considérer

Lorsque vous préparez un plan d'urgence, n'oubliez pas de considérer les éléments suivants:

- Envisagez différentes situations susceptibles d'avoir des répercussions sur votre entreprise, et en particulier la façon dont elles pourraient influer sur vous. Il peut s'agir, par exemple, d'une maladie et de la peur d'une pandémie qui inciteraient les employés et les clients à rester chez eux, de pannes d'électricité ou encore de conflits de travail. Les propriétaires d'entreprises devraient agir dès maintenant, notamment en organisant des séances de remue-méninges avec leurs gestionnaires pour s'assurer, autant que possible, que rien n'a été négligé.

- Dressez une liste des mesures à prendre pour chaque scénario envisagé et mettez-les par écrit afin que tous vos employés-clés comprennent bien quelles sont leurs responsabilités dans chacun des scénarios.

- Élaborez un plan de communication, comprenant notamment un arbre d'appel et un schéma des communications, pour vous assurer que tous vos employés peuvent être contactés en cas d'événement majeur et qu'ils peuvent ensuite exécuter les tâches qui leur ont été spécifiquement attribuées. Un tel plan de communication devrait également inclure une liste de vos principaux clients et fournisseurs.

- Votre plan d'urgence devrait aussi comporter certains éléments propres aux urgences sanitaires. Par exemple, vous devriez indiquer les services et les opérations prioritaires, former des employés pour qu'ils puissent assumer les responsabilités de leurs collègues absents, établir des lignes directrices en matière d'hygiène et prévoir des politiques d'horaires flexibles et de rémunération alternative.

- Enfin, votre plan n'aura aucune valeur tant que vous ne l'aurez pas diffusé largement parmi vos employés, afin que ceux-ci puissent prendre les mesures appropriées le moment venu. Ne gardez pas votre plan pour vous. Après tout, qu'est-ce qui se produirait si la crise survenait parce qu'il VOUS est arrivé quelque chose?

C'est le temps d'élaborer un plan d'urgence

Aujourd'hui, la menace de la grippe porcine inquiète les gens, mais d'une certaine façon, elle pourrait avoir quelque chose de bon. Nous avons parfois besoin d'une menace comme celle-là pour passer à l'action. En fait, si les autorités sanitaires canadiennes sont aujourd'hui relativement bien préparées à affronter le virus de la grippe H1N1, c'est en grande partie parce qu'elles ont déjà vécu la crise du SRAS il y a six ans à peine et qu'elles en ont tiré des leçons.

Si vous n'avez aucun plan d'urgence, il est temps d'en élaborer un. Profitez des ralentissements saisonniers pour vous attaquer sérieusement à cette tâche de planification. Demandez les conseils d'experts - vos avocats, vos fournisseurs de technologie, vos banquiers ou tout autre conseiller de confiance - afin de vous assurer d'être prêt à toute éventualité.

C'est la chose intelligente à faire pour votre entreprise.

Victor Pellegrino

Vice-président,

Services aux entreprises

Montréal métropolitain

BMO Banque de Montréal