Ce projet marque un changement important dans la façon dont l'État gère ses besoins en logiciels. Au lieu d'acheter des licences pour une suite logicielle fermée, les sept organismes mettent leurs ressources en commun pour adapter un logiciel open-source à leurs besoins.

Si une organisation modifie le produit pour un besoin spécifique, cette modification devient automatiquement accessible à tous les autres utilisateurs du logiciel, sans frais. Le système évite ainsi de payer à plusieurs reprises pour une nouvelle fonctionnalité, en éliminant tous les coûts de licence reliés à l'utilisation du produit.

IntelliGID a été conçu par la compagnie Doculibre, avec la participation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, qui fait partie de la nouvelle communauté, tout comme le Secrétariat du Conseil du trésor, d'ailleurs.

Cet outil de gestion vise à assurer la pérennité du patrimoine numérique gouvernemental et supporte le Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents.

Modèle Apache

Le processus de fonctionnement de la communauté IntelliGID s'inspire de l'Apache Software Foundation, explique Rida Benjelloun, président et chef de la direction de Doculibre inc.

«Tout repose sur le concept de partage et de reconnaissance. Les décisions se prennent par consensus, par un système de vote», explique-t-il.

Au sommet de la communauté se trouve un comité de gestion qui définit les orientations du projet, et choisit les «développeurs». Un comité technique veille au bon fonctionnement du logiciel et offre le soutien.

On choisit ensuite des commiteurs, qui sont des programmeurs ou des spécialistes de la gestion documentaire. Le processus de recrutement est basé sur la méritocratie. On n'intègre que ceux et celles qui ont l'apport le plus significatif relativement à l'application et à la communauté, explique M. Benjelloun, qui a lui-même déjà fait partie des quelque 2000 commiteurs d'Apache.

Il espère que le gouvernement saura tirer profit de cette ouverture, facilitée par la loi 133 sur la gestion des ressources informationnelles. Il aimerait voir non seulement d'autres communautés de logiciels libres, mais aussi des «forges de logiciels» qui permettent de repérer les logiciels libres conçus et soutenus par le gouvernement, pour les faire connaître à tout l'appareil gouvernemental.