Ce n'est pas le gain d'espace qui vient spontanément à l'esprit de la chef des archives pour en décrire les avantages, mais le gain en efficacité. Désormais, il suffit d'un simple clic pour accéder à l'information sur un patient, explique Chantal Lafrenière. Qu'il se présente sur rendez-vous, sans rendez-vous en clinique externe ou à l'urgence, il n'est plus nécessaire de se rendre aux archives chercher son dossier s'il est déjà informatisé.

Et puis, dans un contexte de soins multidisciplinaires, il n'est pas rare que deux, trois ou quatre professionnels différents aient besoin de l'information simultanément ou dans la même journée. Tous peuvent donc y accéder sans délai. Et puisque l'opération a permis d'intégrer les autres systèmes déjà informatisés, comme l'imagerie médicale ou les résultats de laboratoire, les professionnels ont accès à ces informations du même coup.

«C'est devenu davantage un projet clinique qu'un projet d'archivage», dit-elle.

Depuis 2005

C'est au début de l'année 2005 qu'a commencé l'opération de numérisation, au terme de cinq ans de réflexion et de préparation. Au début 2000, l'hôpital voyait en effet venir le moment où il faudrait louer des espaces extérieurs pour entreposer ses documents, explique la chef des archives.

«Au début, on pensait tout numériser. Puis, il a fallu s'ajuster à nos limites financières.»

Le choix a donc porté sur les dossiers actifs uniquement. Une équipe temporaire s'est attelée à la tâche pour copier quelque 130 000 dossiers de personnes ayant fréquenté l'hôpital depuis deux ans.

Les vieux dossiers inactifs ou de patients décédés sont quant à eux toujours là, mais, au moins, l'accumulation a cessé, cons­tate-t-elle.

Les professionnels continuent toutefois de générer du papier lors des nouvelles rencontres de patients. Ceux-ci sont envoyés aux archives, mais pour numérisation plutôt que pour classement. Après 30 jours, ils sont détruits.

L'opération a nécessité l'ajout de 500 postes de travail et un investissement total de 2,4 millions $. Et Mme Guillemette n'hésite pas à dire que sur le plan de la confidentialité, le système est beaucoup plus sécuritaire. «Un papier, on ne peut pas savoir qui l'a consulté», dit-elle.