Le Centre hospitalier affilié universitaire de Québec (CHA), dont relèvent les deux hôpitaux mentionnés, vit la même situation que tous les hôpitaux n'ayant pas encore entrepris la numérisation de leurs dossiers, c'est-à-dire la grande majorité. Dans la région de Québec, seul l'Hôtel-Dieu de Lévis a déjà fait cette démarche. Le CHUQ vient pour sa part de compléter une étude à ce sujet et doit prendre une décision sous peu.

Le principe de destruction d'archives n'existe pas. «On ne détruit pas, on épure», dit la chef du service d'archives au CHA, Hélène Guillemette. La loi oblige les hôpitaux à conserver un certain nombre de documents de façon permanente. Des documents com­me les protocoles d'opérations, le sommaire de chaque hospitalisation, les rapports pathologiques, le dernier électrocardiogramme, par exemple. Si bien que même en épurant, la masse globale de documents continue de croître et finit par créer un beau casse-tête.

Parfois, la réorganisation des services de santé contribue à accentuer le problème. L'ouverture prochaine, en avril, du Centre universitaire d'ophtalmologie (CUO) force le transfert de 17 000 résumés de dossiers actifs (une moyenne de 22 pages par dossier) du CHUL vers Saint-Sacrement. Et le CHUL, lui, devra quand même conserver ces dossiers!

Projet de numérisation

Le CHA n'a donc plus le choix et doit amorcer la démarche du «dossier patient électronique», soit la numérisation des dossiers. Ça peut sembler simple comme ça, mais l'opération comporte plusieurs étapes majeures, explique Mme Guillemette, à commencer par une bonne évaluation des besoins.

Sur le plan technologique, le système qui sera choisi devra être de grande qualité, pour que tous les documents copiés soient facilement lisibles, ce qui inclut par exemple la petite note manuscrite d'un médecin au dos d'un dossier. D'une grande fiabilité également, puisque le dossier papier sera détruit. «Ça va prendre une génératrice dédiée à ça», croit Mme Guillemette.

La sécurité doit aussi être assurée, avec un système permettant de bien contrôler l'accès et d'identifier chaque personne ayant consulté le dossier.

Il est impossible de penser à tout numériser. La meilleure façon sera probablement de numériser les dossiers actifs, la veille d'un rendez-vous. Puisqu'il faut les sortir de toute façon, ce sera une étape en moins à effectuer.

Pour l'instant, le CHA n'a aucune idée des coûts qui l'attendent et de la façon dont le projet sera financé. Un comité rassemblant tous les corps professionnels a été formé pour élaborer le projet. Mme Guillemette espère être fixée sur les tenants et aboutissants à la fin novembre.