Malgré la récession, les cadres et les dirigeants d'entreprises doivent quand même voyager. Comment sauver de l'argent lors des congrès et des voyages d'affaires?

Pour le savoir, nous avons demandé l'avis de Conrad Doucet, président et fondateur de Hotel Management International, une firme spécialisée dans les voyages de groupes pour les entreprises.

1- Planifiez pour avoir un plus grand choix d'options, accéder à des tarifs avantageux et éviter des surprises coûteuses; déterminez, dès que possible, les besoins (destination, nombre de personnes, nombre de salles, etc.) pour la rencontre avec vos équipes.

2- Prévoyez vos réservations; si vous êtes à la dernière minute, les disponibilités peuvent se révéler nulles, sans compter que les dernières chambres disponibles seront offertes à des tarifs très élevés.

3- Optez pour des destinations un peu moins populaires pour vos rencontres d'affaires.

4- Considérez des dates «hors pointe» et évitez les périodes de congrès où tous les hôtels sont complets (festivals, manifestations sportives d'envergure, fêtes légales, etc.)

5- Réservez des vols en classe économique pour les voyages intérieurs et de courtes distances.

6- Utilisez les services de réservation par l'internet offerts par plusieurs hôtels; les hôtels peuvent remettre sans frais un lien électronique afin que vos participants soient en mesure d'effectuer leurs réservations.

7- Tenez compte des services disponibles à l'hôtel et des coûts qui s'y rattachent: repas, frais de villégiature, taxes locales, coût du stationnement, internet, etc.

8- Comparez les coûts d'hébergement en tenant compte des services inclus au tarif de la chambre, tel que: internet - avec ou sans fil; petit-déjeuner (continental ou complet); accès aux installations sportives et salle d'exercice; cafetière ou cuisinette à la chambre.

9- Prévoyez le type de chambre et d'occupation (simple ou double). Quand c'est possible, faites partager les chambres par vos participants.

10- Demandez à l'hôtel d'offrir des chambres sans frais ou à demi-prix pour les organisateurs.

11- Apportez votre portable et votre projecteur multimédia et tentez de négocier un écran à votre salle de réunion (certains hôtels offrent des salons avec l'équipement audiovisuel de base intégré, mais des coûts de location s'y rattachent).

12- Autant que possible, optez pour un établissement qui vous offrira les salles de réunion gratuitement.

13- Invitez des commanditaires/exposants. Ces derniers peuvent commanditer certaines de vos activités (repas, sorties, activités de groupe, etc.).

14- Gérez adéquatement votre commande finale d'aliments et de boissons: il est possible de garantir un nombre de personnes moindre que le nombre réel de convives (10 à 15 %). Créer des pauses café «à la carte» se révèle moins coûteux que d'opter pour les forfaits de l'hôtel ou prévoir uniquement le service de café/thé et des pichets d'eau au lieu de bouteilles d'eau.

15- Instaurez des politiques et un «code d'éthique» de voyage clairs pour vos employés et assurez-vous que ces derniers soient informés des attentes de l'entreprise dans le cadre des déplacements corporatifs ainsi que des responsabilités qui s'y rattachent.